ALFAWAY GIDA SAN. VE TİC. A.Ş.

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİNE İLİŞKİN

GİZLİLİK VE VERİ POLİTİKASI

 

Kişisel verilerin korunması, Alfaway Gıda San. ve Tic. A.Ş.’nin (Bundan sonra Alfaway veya Şirket olarak anılacaktır) kurumsal anlamda önem verdiği değer ve politikalar arasında yer almaktadır.

 

Bu konunun en önemli bölümünü bu Politika ile yönetilen; çalışan adaylarımızın, müşterilerimizin, Şirketimizin hissedar ve ortaklarının, potansiyel ürün veya hizmet alıcılarımızın, tedarikçi çalışanlarımızın, tedarikçi yetkililerimizin, ziyaretçilerimizin ve diğer üçüncü kişilerin ve varoluş kaynağımız çalışanlarımızın kişisel verilerinin korunması ve işlenmesi oluşturmaktadır.

 

Türkiye Cumhuriyeti Anayasası’nın 20. maddesine göre, “Tüm gerçek kişiler, kendisiyle ilgili kişisel verilerin korunmasını isteme hakkına sahiptir.” Bir Anayasal hak olan kişisel verilerin korunması konusunda, Alfaway, çalışan adaylarımızın, müşterilerimizin, Şirketimizin hissedar ve ortaklarının, potansiyel ürün veya hizmet alıcılarımızın, stajyerlerimizin, tedarikçi çalışanlarımızın, tedarikçi yetkililerimizin, ziyaretçilerimizin ve diğer üçüncü kişilerin ve varoluş kaynağımız çalışanlarımızın kişisel verilerinin korunmasına gerekli özeni göstermekte ve bunu bir şirket politikası haline getirmektedir.

 

Bu kapsamda, ilgili mevzuat gereğince işlenen kişisel verilerin korunması için Alfaway tarafından gereken idari ve teknik tedbirler alınmaktadır.

 

Bu Politikada kişisel verilerin işlenmesinde Alfaway’in benimsediği veri koruma ilkeleri şunları içermektedir:

 

Ø  Kişisel verileri yalnızca meşru kurumsal amaçlar bakımından açıkça gerekli olması halinde işlemek;

Ø  Bu amaçlar için gerekli asgari ölçekte kişisel veriyi işlemek ve gereğinden fazla veriyi işlememek;

Ø  Bireylere kişisel verilerinin kimler tarafından ve ne şekilde kullanıldığı konusunda açık bilgi vermek;

Ø  Yalnızca ilgili ve uygun kişisel verileri işlemek;

Ø  Kişisel verileri hakkaniyete ve hukuka uygun olarak işlemek;

Ø  Alfaway tarafından işlenen kişisel veri kategorilerinin envanterini tutmak;

Ø  Kişisel verileri doğru ve gerektiğinde güncel tutmak;

Ø  Kişisel verileri yalnızca yasal düzenlemeler, Alfaway’in hukuki yükümlülükleri veya meşru kurumsal menfaatlerinin gerektirdiği süre kadar saklamak;

Ø  Bireylerin, erişim hakkı dahil olmak üzere, kişisel verileriyle ilgili haklarına saygılı olmak;

Ø  Tüm kişisel verileri güvenli tutmak;

Ø  Kişisel verileri yurtdışına, yalnızca yeterli korumanın bulunması halinde transfer etmek;

Ø  Mevzuat uyarınca izin verilen istisnaları uygulamak;

Ø  Politikanın uygulanması için kişisel veri koruma sistemini tesis etmek ve uygulamak;

Ø  Gerektiğinde kişisel veri koruma sistemine taraf olan iç ve dış paydaşları ve bunların Alfaway’in kişisel veri koruma sistemine ne ölçüde dahil olduklarını belirlemek;

Ø  Kişisel verilerin korunması sistemiyle ilgili özel yetki ve sorumluluklara sahip personelleri belirlemek.

 

I.           Kişisel verilerin korunması ve işlenmesi politikasının amacı

İşbu Politikanın temel amacı, Alfaway tarafından hukuka uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik benimsenen sistemler konusunda açıklamalarda bulunmak, bu kapsamda çalışan adaylarımızın, müşterilerimizin, Şirketimizin hissedar ve ortaklarının, potansiyel ürün veya hizmet alıcılarımızın, stajyerlerimizin, tedarikçi çalışanlarımızın, tedarikçi yetkililerimizin, ziyaretçilerimizin ve diğer üçüncü kişilerin ve varoluş kaynağımız çalışanlarımızın başta olmak üzere kişisel verileri şirketimiz tarafından işlenen kişileri bilgilendirilerek şeffaflığı ve saydamlığı sağlamaktır.

 

II.        Kişisel verilerin korunması ve işlenmesi politikasının kapsamı ve değiştirilmesi

Şirketimiz tarafından hazırlanan bu Politika, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (“KVKK”) uygun olarak hazırlanmış olup çalışan adaylarımızın, müşterilerimizin, Şirketimizin hissedar ve ortaklarının, potansiyel ürün veya hizmet alıcılarımızın, stajyerlerimizin, tedarikçi çalışanlarımızın, tedarikçi yetkililerimizin, ziyaretçilerimizin ve diğer üçüncü kişilerin ve varoluş kaynağımız çalışanlarımızın otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.

 

Sizlerden rızanızla ya da Kanunda sayılan diğer hukuka uygunluk gereği elde edilmiş veriler, sunmuş olduğumuz hizmetlerin daha kaliteli hale getirilmesi, sizlere sunulan hizmetlerin ve kalite politikamızın iyileştirilmesi amacıyla kullanılacaktır.

 

Şirketimiz, politikasını -Kanuna uygun olmak ve kişisel verilerin daha iyi korunması şartı ile- değiştirme hakkına sahiptir. Yürürlükte bulunan mevzuat ve Politika arasında uyumsuzluk bulunması durumunda, Şirketimiz yürürlükteki mevzuatın uygulama alanı bulacağını kabul etmektedir.

 

III.      Politikanın Yürürlüğü

Şirketimiz tarafından ilk versiyon olarak düzenlenen bu Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası 28.03.2022 tarihlidir. Politikanın tamamının veya belirli maddelerinin yenilenmesi durumunda Politikanın yürürlük tarihi ve versiyonu güncellenecektir. Politika, Şirketimizin resmi internet sitesinde (www.alfaway.com.tr) yayımlanır ve kişisel veri sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulur.

 

IV.      Kişisel verilerin işlenmesi ile ilgili temel kurallar

a)    Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma: Alfaway, topladığı ya da kendisine diğer şirketlerden gelen verilerin kaynağını sorgular ve bunların hukuka uygun ve dürüstlük kuralları çerçevesinde elde edilmesine önem verir.

b)    Doğru ve gerektiğinde güncel olma: Alfaway, kurum bünyesinde bulunan bütün verilerin doğru bilgi olmasına, yanlış bilgi içermemesine ve nihayet kişisel verilerde değişiklik olduğu takdirde bunları kendisine iletildiği takdirde güncellemeye önem verir.

c)     Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme: Alfaway, ancak sunduğu ve hizmet sırasında kişilerden onayını aldığı amaçlarla sınırlı şekilde verileri işler. İş amacı dışında verileri işlemez, kullanmaz ve kullandırtmaz.

d)    İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma: Alfaway, sadece verileri işlendikleri amaçla sınırlı ve hizmetin gerektirdiği ölçüde kullanır.

e)     İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme: Alfaway, sözleşmeler kaynaklı verileri Kanunun ihtilaf çıkma süreleri, ticaret ve vergi hukukunun gereklilikleri ile sektör teamülleri gereği kadar bünyesinde muhafaza eder. Buna karşın bu amaçlar ortadan kalktığında veriyi siler ya da anonimleştirir.

 

Önemle belirtelim ki, Alfaway, verileri ister rızaya dayanarak isterse kanuna uygun bir şekilde toplamış ya da işlemiş olsun yine de yukarıda sıraladığımız bu ilkeler geçerlidir.

 

Azami Tasarruf İlkesi/Cimrilik İlkesi:

Azami tasarruf ilkesi ya da cimrilik ilkesi adı verilen bu ilkemize göre Alfaway’e ulaşan veriler, ancak gerekli olduğu kadar sisteme işlenir. Bu nedenle hangi verileri toplayacağımız amaca göre belirlenir. Gerekli olmayan veriler toplanmaz. Şirketimize intikal eden diğer veriler de aynı şekilde şirket bilişim sistemlerine aktarılır. Fazlalık bilgiler, sisteme kaydedilmez, silinir ya da anonim hale getirilir. Bu veriler, istatistiki amaçlarla kullanılabilir.

 

Kişisel verilerin silinmesi:

Kanunen saklanması gereken sürelerin dolması, yargı süreçlerinin tamamlanması ya da diğer gereklilikler ortadan kalktığında şirketimiz tarafından bu veriler kendiliğinden ya da ilgili kişinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.

 

Doğruluk ve veri güncelliği:

Alfaway bünyesinde bulunan veriler, kural olarak ilgili kişilerin beyanı üzerine beyan ettiği şekilde işlenir. Alfaway, müşteriler ya da Alfaway ile temas kuran kişilerin beyan ettiği verilerin doğruluğunu araştırmak zorunda olmadığı gibi bu hukuken ve çalışma ilkelerimiz nedeniyle de yapılmaz. Beyan edilen veriler, doğru kabul edilir. Kişisel verilerin doğruluğu ve güncelliği ilkesi Alfaway tarafından da benimsenmiştir. Şirketimizin kendisine ulaşan resmî belgelerden veya ilgilisinin talebi üzerine işlemiş olduğu kişisel verileri günceller. Bunun için gerekli önlemleri alır.

 

Gizlilik ve veri güvenliği:

Kişisel veriler gizlidir ve Alfaway de bu gizliliğe riayet etmektedir. Kişisel verilere şirket içinde ancak yetki verilmiş kişiler ulaşabilir. Alfaway tarafından toplanan kişisel verilerin korunması ve yetkisiz kişilerin eline geçmemesi ve müşterilerimizin ve müşteri adaylarımızın mağdur olmaması için gerekli teknik ve idari bütün tedbirler alınmaktadır. Bu çerçevede yazılımların standartlara uygun olması, üçüncü partilerin özenle seçilmesi ve şirket içinde de veri koruma politikasına riayet edilmesi sağlanmaktadır. Kişisel verileri işin ifası amacıyla ve bu sınırlarda kalmak kaydıyla paylaştığımız üçüncü kişilerin de verileri koruması talep edilir.

 

V.         Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin esaslar

Şirketimiz, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır.

 

Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması

Şirketimiz, aşağıda belirtilen hususlarda veri güvenliği konusunda gerekli hukuki, teknik ve idari tedbirleri almakta, bu konuda en üst düzeyde dikkat ve özeni göstermektedir. Şirketimiz tarafından Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 12. maddesi uyarınca veri güvenliğini sağlamaya yönelik alınan aksiyonlar ve tedbirler aşağıda belirtilmektedir.

 

Þ   Şirketimiz, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır. Çalışanlarımız, öğrendikleri kişisel verileri Kişisel Verilerin Korunması Kanunu hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.

Þ   Şirketimiz, kişisel verilerin bilinçsizce veya yetkisiz olarak açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerdeki tüm hukuka aykırı erişimi önlemek için korunacak verinin niteliği, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır.

Þ   Şirketimiz kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve verilerin hukuka uygun muhafazasının sağlanması konusunda kişisel verileri aktarmış olduğu iş ortakları ve tedarikçiler gibi veri işleyen kurumlar nezdinde farkındalıkları arttırmakta; iş ortakları ve tedarikçilerin Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun kişisel veri işleme faaliyetlerinde bulunması yönünde gerekli önlemleri almaktadır.

Þ   Şirketimizin veri sorumlusu olarak kişisel verileri işlerken uymak zorunda olduğu yükümlülükler ve bu konuda geliştirdiği hukuksal, idari ve teknik tedbirlere uyma zorunluluğu Şirketimiz ile veri sorumlusu veya veri işleyen sıfatlarıyla ticari ilişkiler yürüten tedarikçi, iş ortağı gibi kişilerin veri işleme konusunda gerçekleştirdikleri faaliyetin niteliğiyle uyumlu bir şekilde sözleşmelerde yapılan güncellemelerle hukuki olarak yükletilmektedir.

Þ   Şirketimizin veri sorumlusu olarak kişisel verileri işlerken uymak zorunda olduğu yükümlülükler ve bu konuda geliştirdiği hukuksal, idari ve teknik tedbirlere uyma zorunluluğu Şirketimizin tedarikçi, iş ortağı gibi çeşitli sıfatlarla ilişkide olduğu veri işleyen kurumlara veri işleme konusunda gerçekleştirdikleri faaliyetin niteliğiyle uyumlu bir şekilde sözleşmelerde yapılan güncellemelerle hukuki olarak yükletilmektedir.

Þ   Şirketimiz, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, kendi bünyesinde gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır. Bu denetim sonuçları Şirketimiz iç işleyişi kapsamında konu ile ilgili bölüme raporlanmakta ve alınan tedbirlerin iyileştirilmesi için gerekli faaliyetler yürütülmektedir.

Þ   Şirketimiz, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak işlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu en kısa sürede ilgili kişisel veri sahibine ve Kişisel Verilerin Korunması Kurulu’na bildirilmesini sağlayan sistemi yürütmektedir.

 

Veri Sahibinin Haklarının Gözetilmesi ve Taleplerinin Değerlendirilmesi

Şirketimiz, kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine gereken bilgilendirmenin yapılması için Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir.

 

Kişisel veri sahipleri aşağıda sıralanan haklarına ilişkin taleplerini yazılı olarak Şirketimize iletmeleri durumunda Şirketimiz talebin niteliğine göre talebi en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırmaktadır. Ancak, Kişisel Verilerin Korunması Kurulu’nca bir ücret öngörülmesi hâlinde, Şirketimiz tarafından başvuru sahibinden Kurul tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Kişisel veri sahipleri;

 

Þ   Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

Þ   Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

Þ   Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

Þ   Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

Þ   Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

Þ   6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

Þ   İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

Þ   Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahiptir.

Kişisel Verilerinin Korunması Kanunu’nun 13/1 maddesi gereğince, kişisel veri sahiplerinin yukarıda belirtilen haklarını kullanmakla ilgili taleplerini “yazılı” veya Kişisel Verilerin Korunması Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle Şirketimize iletmeleri gerekmektedir.

 

Kişisel veri sahiplerinin yukarıda belirtilen haklarını kullanmaları için, kimliklerini tespit edici gerekli bilgiler ve kullanmak istedikleri haklarına yönelik açıklamalarla birlikte taleplerini, Kanun’un 11. maddesinde belirtilen haklarda hangisinin kullanımına ilişkin olduğunu da belirterek Şirketimize iletmeleri; başvuruların daha hızlı ve etkili bir şekilde cevaplandırılmasını sağlayacaktır.

 

Bu çerçevede, Şirketimize Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 11. maddesindeki hakların kullanılması kapsamında, yapılacak başvuruların yazılı olarak iletileceği kanallar ve usuller aşağıda açıklanmaktadır.

 

KVK Kanunu’nun 11. maddesinde belirtilen haklardan kullanılmak istenen kişisel veri sahibinin hakkına yönelik açıklamaları içeren talepler; www.alfaway.com.tr adresindeki “Veri Sahibi Başvuru Formu” nu doldurarak veya formun imzalı bir nüshasını “Kılıçdede Mah. Ülkem Sok. Niş Borkonut İş Merkezi No:8/A Kat:6 D:56-57 İlkadım Samsun” adresine veri sahibinin kimliğini tespit edici belgeler ile birlikte bizzat elden, noter kanalıyla veya iadeli taahhütlü mektup vasıtasıyla kimlik teyidi yapmak suretiyle ya da alfaway@hs01.kep.tr adresine kayıtlı e-posta adresine iletilebilir.

 

Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile birtakım kişisel verilere, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle özel önem atfedilmiştir.

 

Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.

 

Şirketimiz tarafından, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile “özel nitelikli” olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen özel nitelikli kişisel verilerin korunmasında hassasiyetle davranılmaktadır. Bu kapsamda, Şirketimiz tarafından, kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından özenle uygulanmakta ve gerekli denetimler sağlanmaktadır.